Mener une procédure disciplinaire équitable, étape par étape

La plupart des affaires disciplinaires qui tournent mal n’échouent pas parce que le salarié était innocent. Elles échouent parce que la procédure a été bâclée : pas de demande d’explication écrite, aucune possibilité de répondre, le même manager qui enquête et qui décide, et rien dans le dossier ensuite. Quand l’affaire arrive devant un tribunal du travail, l’employeur ne peut pas prouver qu’il a été équitable.

Une bonne procédure protège les deux parties. Le salarié a une vraie chance de s’expliquer, et l’employeur obtient une décision qu’il peut défendre.

Étape 1 : demander avant d’accuser

Pour la plupart des situations, commencez par une demande d’explication écrite (la « query letter », très utilisée au Ghana et au Nigéria). Elle décrit ce qui s’est passé, quand, et quelle règle semble avoir été enfreinte, et demande au salarié de répondre par écrit avant une date donnée.

Beaucoup d’affaires s’arrêtent là. L’explication est raisonnable, ou un avertissement suffit. La demande d’explication garantit aussi que, si l’affaire va plus loin, il existe une trace écrite dès le départ.

À partir d’une demande d’explication, vous devez pouvoir faire l’une de ces trois choses :

• la classer sans suite,
• prononcer directement une sanction pour les faits mineurs, comme un avertissement écrit,
• ouvrir une procédure complète si les faits sont graves ou contestés.

Étape 2 : ouvrir une procédure et désigner les personnes

Pour une affaire grave, ouvrez une procédure formelle et décidez qui fait quoi :

• un enquêteur (ou un petit comité), qui rassemble les faits et entend le salarié,
• un décideur, qui tranche à partir du rapport de l’enquêteur,
• plus tard, si nécessaire, une personne chargée d’examiner le recours.

Séparez ces rôles autant que possible. En particulier, la personne qui examine un recours ne doit être ni l’enquêteur, ni celle qui a mené l’audition, ni celle qui a pris la décision initiale. Sinon, le recours se résume aux mêmes personnes qui se donnent raison.

Si l’accusation vise un cadre dirigeant, ou si l’affaire est sensible, envisagez un enquêteur externe.

Étape 3 : enquêter et tenir l’audition

L’enquête rassemble les faits : documents, registres, témoignages, et la version du salarié. L’audition en fait partie.

• Convoquez par écrit, en précisant les faits reprochés, la date, l’heure et le lieu.
• Permettez au salarié de se faire accompagner, par exemple par un collègue ou un représentant syndical, si votre règlement ou votre convention le prévoit.
• Entendez les témoins séparément. Un témoin doit savoir quand et où venir, pas le détail de l’affaire ni qui d’autre sera présent.
• Consignez ce qui est dit, et conservez les documents produits.

Une audition peut se tenir en plusieurs séances. Ce n’est pas un problème, tant que chaque séance fait l’objet d’une convocation et d’un compte rendu.

Étape 4 : décider, et expliquer pourquoi

L’enquêteur remet ses conclusions : un résumé et les éléments de preuve. Le décideur tranche ensuite :

• faits non établis : classez l’affaire et informez le salarié par écrit,
• faits établis : décidez de la sanction.

Les sanctions vont en général de l’avertissement oral ou écrit à l’avertissement final ou à la mise à pied, jusqu’au licenciement pour les cas les plus graves. Écrivez les motifs, et restez cohérent : des comportements semblables doivent entraîner des sanctions semblables. En cas de mise à pied, précisez les dates de début et de fin.

Le licenciement mérite une vérification de plus. Beaucoup d’organisations exigent l’accord d’un dirigeant avant qu’un licenciement prenne effet.

Étape 5 : permettre un recours

Le salarié doit pouvoir faire un recours dans un délai fixé. La personne qui l’examine, nouvelle dans l’affaire, peut confirmer la sanction, l’annuler ou la modifier.

Garder la confidentialité et tenir le dossier

Seules les personnes concernées doivent voir l’affaire. Les témoins ne doivent pas en apprendre plus que nécessaire. Et tout (la demande d’explication, la réponse, les convocations, les conclusions, la décision, le recours) doit se trouver dans un seul dossier, car c’est ce dossier qu’un tribunal demandera.

Comment Eban gère les procédures disciplinaires

Eban a un module disciplinaire construit autour de cette procédure. Les RH peuvent envoyer des demandes d’explication, puis les classer, prononcer directement une sanction, ou les transformer en procédure. Sur une procédure, vous désignez l’enquêteur, le décideur et la personne chargée du recours, et Eban empêche toute personne ayant enquêté, entendu ou décidé de se voir confier l’examen du recours. L’enquêteur principal programme les séances d’audition et en garde le compte rendu, et les témoins ne reçoivent que la date, l’heure et le lieu.

Chacun voit sa partie de l’affaire dans son centre de validation de l’application mobile, et les salariés peuvent consulter les affaires qui les concernent et y répondre depuis l’application. Les types de sanctions sont définis par votre organisation, les mises à pied portent leurs dates de début et de fin, et les licenciements doivent être validés par une personne qui en a le droit. Tout l’historique reste dans le dossier.