Horaires flexibles : laisser choisir une équipe sans compter d'absences

Un hôpital organise ses infirmières en trois équipes : le matin (de 6 h à 14 h), l’après-midi (de 14 h à 22 h) et la nuit (de 22 h à 6 h). Chaque infirmière doit en assurer une par jour, et elle a son mot à dire sur laquelle. Mardi, l’infirmière Ama travaille l’après-midi.

Un système de présence classique voit qu’Ama était prévue sur les trois équipes et n’est venue qu’à une. Il la marque donc absente deux fois. Multipliez par chaque infirmière et par chaque jour, et le rapport d’absences laisse croire que le service s’effondre, alors que tout le monde était là.

Le problème est courant partout où les gens choisissent entre plusieurs équipes : hôpitaux, sociétés de sécurité, usines, centres d’appels et commerce.

Pourquoi c’est important

Les fausses absences ne sont pas qu’une gêne dans les rapports :

• Les taux d’absence paraissent catastrophiques, et les managers ne font plus confiance aux rapports.
• La paie peut être fausse si elle est calculée à partir de la présence et que les équipes « manquées » déclenchent des retenues.
• Les vrais problèmes passent inaperçus. Quand tout le monde a des « absences », personne ne remarque celui qui n’est vraiment pas venu.

La solution : regrouper les équipes

Au lieu de traiter chaque équipe comme une obligation à part, reliez les équipes qui sont des alternatives dans un groupe d’équipes flexible, avec une seule règle : le salarié doit assurer une équipe du groupe par jour.

• S’il en assure une, il est présent, et les autres équipes du groupe sont considérées comme facultatives pour lui ce jour-là.
• S’il n’en assure aucune, il est absent, une seule fois.
• S’il en assure deux (une double journée), la seconde peut compter comme des heures supplémentaires.

Cette seule règle transforme un rapport plein de bruit en rapport fiable.

Bien le mettre en place

1. Ne regroupez que de vraies alternatives. Le matin, l’après-midi et la nuit d’un même service vont ensemble. Une équipe dans un autre service, probablement pas.
2. Gardez en tête l’effectif minimum. La flexibilité ne doit pas laisser l’équipe de nuit vide. Mettez-vous d’accord sur la façon de choisir, par exemple une inscription une semaine à l’avance, pour que chaque équipe ait assez de monde.
3. Fixez la règle des heures supplémentaires. Si quelqu’un assure une deuxième équipe du groupe, est-ce des heures supplémentaires, ou simplement une autre équipe ? Écrivez-le.
4. Donnez aux groupes un nom clair, par exemple « Roulement infirmier service B », pour que les responsables sachent ce qu’ils regardent.

Les questions qu’on nous pose souvent

Ce n’est pas simplement un planning ?

Un planning dit qui travaille sur quelle équipe. Un groupe d’équipes flexible décide de la façon dont la présence est jugée quand le planning laisse le choix au salarié. Les deux se complètent : publiez le planning, et utilisez le groupe pour qu’une infirmière qui échange son matin contre l’après-midi d’une collègue ne soit pas marquée absente.

Et si un salarié assure deux équipes du même groupe ?

Décidez-le dans votre politique. La plupart des organisations comptent la deuxième équipe en heures supplémentaires si elle fait dépasser au salarié ses heures normales de la journée ou de la semaine, et comme un simple échange sinon. Quel que soit votre choix, appliquez-le à tout le monde.

Un groupe flexible peut-il couvrir des équipes sur plusieurs jours ?

Limitez les groupes aux alternatives d’une même journée. « Assurer une équipe dans la semaine » est une autre règle, mieux gérée avec un objectif d’heures hebdomadaires qu’avec un groupe d’équipes.

Comment Eban gère les horaires flexibles

Les groupes d’équipes flexibles sont intégrés à Eban. Vous reliez des équipes d’un planning dans un groupe, et chaque salarié n’a besoin d’en assurer qu’une par jour. Eban le marque présent pour l’équipe qu’il a assurée et considère les autres comme facultatives, si bien que le rapport d’absences ne montre que les personnes vraiment absentes. Les groupes peuvent être désactivés sans perdre l’historique, et la présence enregistrée par lecteur biométrique, par l’application mobile ou par NFC compte de la même façon.