Télétravail et terrain : trois façons de gérer les pointages hors site

Le pointage sur téléphone avec GPS est idéal pour les salariés qui travaillent sur place : ils ne peuvent pointer qu’à une certaine distance du bâtiment. Mais que faire du commercial qui commence sa journée chez un client, de l’auditeur qui passe une semaine dans une agence, ou du développeur qui travaille de chez lui le vendredi ?

Il vous faut une règle claire pour les pointages faits en dehors de vos sites autorisés. Il existe trois options raisonnables.

Option 1 : ne pas l’autoriser

Les pointages hors site sont bloqués. Les salariés ne peuvent pointer que sur un site autorisé.

Idéal pour : les usines, les hôpitaux, les magasins et tous les métiers qui ne s’exercent qu’à un endroit.

Attention : aux vraies exceptions, comme un salarié envoyé dans une autre agence pour la journée. Ajoutez le site, ou faites enregistrer sa présence par un responsable.

Option 2 : l’autoriser, avec validation

Les salariés peuvent pointer de n’importe où, mais un pointage hors site crée une demande qu’un responsable doit valider. Tant qu’elle n’est pas validée, elle ne compte pas.

Idéal pour : les équipes de bureau qui télétravaillent de temps en temps, et les équipes terrain dont les lieux changent.

Attention : aux validations en retard. Fixez une règle, par exemple une réponse sous 24 heures, sinon les demandes s’accumulent jusqu’à la fin du mois.

Option 3 : l’autoriser directement

Les pointages hors site comptent tout de suite, avec le lieu enregistré.

Idéal pour : les postes entièrement à distance, et les cadres à qui vous faites confiance pour gérer leur temps.

Attention : au pointage de départ. Décidez si le salarié doit pointer son départ à peu près au même endroit que son arrivée, pour qu’une « journée de télétravail » ne commence pas à la maison pour finir à la plage.

Vous aurez sûrement besoin d’exceptions

La plupart des organisations choisissent une politique pour tout le monde, puis ont besoin d’exceptions :

• Une personne qui pointe à distance sans bonne raison et que vous voulez limiter aux sites autorisés.
• Un agent de sécurité qui ne doit pointer que sur les deux sites clients où il est affecté, et pas sur n’importe quel site de l’entreprise.
• Une équipe terrain qui a besoin d’une politique plus souple que le siège.

Fixez la règle par défaut au niveau de l’entreprise, puis permettez des restrictions salarié par salarié.

Mettez les règles par écrit

Quel que soit votre choix, écrivez-le :

1. Quels postes peuvent pointer hors site, et quand.
2. Si une validation est nécessaire, qui valide, et dans quel délai.
3. Comment le retard est apprécié pour les pointages à distance.
4. Quelles informations de localisation vous enregistrez, et le fait qu’elles ne sont relevées qu’à l’arrivée et au départ.
5. Ce qui se passe en cas d’abus répétés.

Les questions qu’on nous pose souvent

Est-ce légal d’enregistrer la localisation d’un salarié ?

La localisation est une donnée personnelle, donc les lois sur la protection des données s’appliquent, comme le Data Protection Act de 2012 (Act 843) au Ghana et le Nigeria Data Protection Act de 2023. Restez proportionné : ne relevez la localisation qu’à l’arrivée et au départ, expliquez par écrit aux salariés ce que vous enregistrez et pourquoi, et limitez qui peut la consulter.

Et les salariés sans smartphone ou sans forfait de données ?

Donnez-leur un autre moyen de pointer, comme un lecteur biométrique ou un badge NFC au bureau, ou laissez un responsable enregistrer leur présence. Une politique qui ne marche que pour les gens qui ont un téléphone récent n’est pas une politique équitable.

Comment gérer un retard un jour de télétravail ?

Gardez la même heure de début que les jours au bureau, sauf si le poste prévoit autre chose, et décidez de la tolérance en minutes. Mesurez-le de la même façon pour tout le monde, pour que les salariés à distance ne soient jugés ni plus sévèrement ni plus gentiment que le reste de l’équipe.

Comment Eban s’en occupe

Dans Eban, vous choisissez l’un de ces trois modes de pointage à distance pour votre organisation : pointages hors site désactivés, autorisés avec une demande qui part en validation, ou autorisés directement. Vous pouvez ensuite restreindre certains salariés, soit en bloquant leurs pointages à distance, soit en les limitant à des sites précis. Le pointage de départ à distance peut être lié au lieu d’arrivée, dans un rayon que vous fixez, et vous pouvez choisir comment le retard est mesuré pour les salariés à distance. Chaque pointage enregistre l’endroit où il a été fait, les responsables voient donc d’un coup d’œil qui était où.