Intégrer un nouveau salarié sans courir après les papiers

La première semaine d’un nouveau salarié ressemble souvent à ceci : une pile de formulaires, une demande de photos d’identité, une copie de chaque diplôme, un formulaire de garant à faire signer par quelqu’un qui vit dans une autre ville, et un numéro de compte bancaire noté sur un post-it. La moitié arrive en retard, et une partie n’arrive jamais. Six mois plus tard, la paie ne trouve toujours pas son numéro SSNIT ou son numéro de retraite.

L’intégration n’a pas besoin d’être une course aux papiers. L’essentiel peut se faire avant même l’arrivée de la personne.

Quoi collecter, et à quel moment

Avant le premier jour

• Nom complet, date de naissance, sexe et coordonnées
• Adresse du domicile
• Personne à prévenir en cas d’urgence et proche parent
• Coordonnées bancaires pour le salaire
• Numéros obligatoires : SSNIT et Ghana Card au Ghana, ou numéro de retraite (RSA PIN), identifiant fiscal et NIN au Nigéria
• Coordonnées du garant, si votre politique en exige un
• Diplômes et qualifications professionnelles

Le premier jour

• Contrat et accusés de réception des politiques internes signés
• Poste, service, agence, responsable et date d’entrée confirmés dans votre logiciel RH
• Mise en place du pointage : enregistrement biométrique, badge NFC ou accès à l’application mobile

Pendant le premier mois

• Objectifs de la période d’essai fixés
• Relance des documents encore manquants

Laissez le nouveau salarié remplir lui-même

Le moyen le plus rapide d’obtenir un dossier complet et exact, c’est d’envoyer au nouveau salarié un lien sécurisé et de le laisser saisir ses informations sur son téléphone. Il connaît son numéro de compte mieux que les RH, et il peut photographier ses diplômes au lieu de les photocopier.

Quelques conseils :

• Vérifiez l’identité de la personne avec un code à usage unique envoyé par e-mail ou par SMS, pour qu’elle seule puisse ouvrir le lien.
• Découpez le formulaire en étapes courtes : informations personnelles, coordonnées, informations sur l’emploi, puis le reste, comme les diplômes, les personnes à charge et les garants.
• Permettez d’enregistrer et de revenir plus tard. Les informations sur le garant prennent souvent quelques jours.
• Terminez par une étape de relecture pour que la personne vérifie tout avant d’envoyer.

Compléter les dossiers des salariés déjà en poste

La même méthode fonctionne pour les salariés actuels. Si vos dossiers ont des trous, envoyez à tout le monde un lien pour compléter ce qui manque, comme le proche parent ou de nouvelles coordonnées bancaires, au lieu de relancer chaque personne une par une.

Les erreurs les plus courantes

1. Verser le premier salaire avant d’avoir confirmé les coordonnées bancaires. Le virement est rejeté, ou part sur le mauvais compte.
2. Des numéros obligatoires manquants. Sans numéro SSNIT ou RSA PIN, les cotisations ne peuvent pas être créditées correctement.
3. Aucun proche parent dans le dossier. On s’en rend compte le pire jour possible.
4. Des dossiers éparpillés entre e-mails, papier et tableurs. Personne ne sait quelle version est la bonne.

Comment Eban gère l’intégration

Eban envoie au nouveau salarié une invitation d’intégration sous forme de lien. Il confirme son identité avec un code à usage unique reçu par e-mail ou par SMS, puis remplit ses informations personnelles, ses coordonnées et les informations sur son emploi, ainsi que ses diplômes, ses personnes à charge, ses garants et ses contacts d’urgence, et relit le tout avant d’envoyer. Sa progression est enregistrée au fur et à mesure, il peut donc terminer en quelques jours.

Pour une arrivée massive, comme l’ouverture d’une agence ou un groupe de saisonniers, vous pouvez plutôt partager un seul lien de collecte. Tout le monde remplit le même formulaire, les RH vérifient les réponses, et chacune devient une fiche salarié sans que personne ait à la ressaisir. Eban repère aussi les personnes déjà présentes dans vos dossiers, pour que personne ne soit ajouté deux fois.