Congés annuels, maternité et maladie au Ghana : ce que dit le Labour Act

La plupart des politiques de congés au Ghana sont copiées du règlement d’une entreprise plus ancienne, et certaines enfreignent la loi sans que personne s’en aperçoive. Les coupables habituels : « les congés non pris sont perdus », « vous pouvez revendre vos congés » et « le congé maternité compte comme vos congés annuels de l’année ».

Voici ce qu’exige réellement le Labour Act de 2003 (Act 651). Vos contrats et vos conventions collectives peuvent accorder davantage, mais jamais moins.

Les congés annuels

Le minimum est de 15 jours ouvrés à plein salaire pour chaque année civile de service continu (article 20). « Plein salaire » signifie le salaire normal du travailleur, sans les heures supplémentaires, y compris la valeur en argent des avantages en nature.

Quelques règles entourent ce droit :

• Le travail saisonnier. Si votre activité ne dure pas toute l’année, un travailleur qui a travaillé au moins 200 jours dans l’année est considéré comme ayant une année de service continu (article 21).
• Les jours fériés et la maladie ne le réduisent pas. Les jours fériés, les arrêts maladie certifiés, la grossesse et l’accouchement ne s’imputent pas sur les congés annuels (article 22). Si un travailleur tombe malade pendant ses congés et qu’un médecin le certifie, ces jours de maladie ne comptent pas comme congés (article 24).
• Le délai de prévenance. Dans la mesure du possible, indiquez au travailleur la date de début de ses congés au moins 30 jours avant (article 27).
• En deux fois. Un travailleur peut être autorisé à prendre ses congés en deux parties à peu près égales (article 28).
• Le rappel pendant les congés. En cas d’urgence, vous pouvez demander à un travailleur d’interrompre ses congés, mais il garde le reste, et vous devez prendre en charge les frais raisonnables de l’interruption (articles 25 et 26).
• Le départ de l’entreprise. Un travailleur dont l’emploi prend fin a droit à des congés au prorata de son service dans l’année civile (article 30), sauf s’il a été renvoyé dans des conditions qui permettaient un licenciement sans préavis.

La règle que la plupart des politiques enfreignent

« Tout accord visant à renoncer au droit aux congés annuels ou à ne pas prendre ces congés est nul. » (article 31, traduction)

Vous ne pouvez pas convenir avec un salarié qu’il renonce à ses congés, même s’il le souhaite. Une politique qui fait disparaître les congés non pris en fin d’année cadre mal avec cette règle. Le plus sûr est de planifier les congés sur l’année pour que les gens les prennent vraiment, et de fixer une règle claire de report pour les congés qui n’ont pas pu être pris.

Les registres à tenir

L’article 27 oblige chaque employeur à tenir un registre indiquant, pour chaque travailleur, sa date d’embauche, ses droits à congés, les dates de ses congés et ce qui lui a été payé pour ceux-ci. Si le Labour Department le demande, un tableur que personne n’a mis à jour depuis mars ne vous aidera pas.

Le congé maternité

L’article 57 est court, et généreux :

• Une travailleuse qui présente un certificat médical indiquant la date prévue de son accouchement a droit à au moins 12 semaines de congé maternité, en plus des congés annuels auxquels elle a droit.
• Elle a droit à son plein salaire et à tous ses avantages pendant ce congé.
• Le congé peut être prolongé d’au moins deux semaines si l’accouchement est difficile ou si elle a deux enfants ou plus.
• Une maladie due à la grossesse ou à l’accouchement, certifiée par un médecin, lui donne droit à un congé supplémentaire.
• Une mère qui allaite peut faire une pause d’une heure pendant ses heures de travail pour nourrir son bébé, et cette heure est considérée et payée comme du temps de travail. Cela vaut jusqu’au premier anniversaire de l’enfant.
• Vous ne pouvez pas licencier une femme parce qu’elle est absente pour congé maternité.

Le congé maternité ne remplace donc pas les congés annuels. Une salariée qui prend 12 semaines de congé maternité garde ses 15 jours de congés annuels pour l’année.

Le congé maladie

Le Labour Act ne fixe pas de nombre de jours de congé maladie payés. Il protège les travailleurs autrement (les jours de maladie pendant les congés annuels ne comptent pas comme congés, et une maladie certifiée ne réduit pas les droits annuels), et laisse le nombre de jours payés à vos contrats, à votre règlement intérieur ou à votre convention collective.

C’est justement pour ça qu’il vous faut une politique écrite sur le congé maladie. Décidez combien de jours sont payés, quand un certificat médical est exigé (beaucoup d’employeurs en demandent un après deux jours consécutifs), et ce qui se passe une fois les jours payés épuisés.

Et le congé paternité ?

La loi actuelle ne prévoit pas de congé paternité. Beaucoup d’employeurs au Ghana accordent désormais aux pères quelques jours de congé payé autour de la naissance dans leur propre politique. Si vous le proposez, écrivez-le pour que chaque manager l’applique de la même façon.

Une liste rapide pour votre politique

1. Au moins 15 jours ouvrés de congés annuels, à plein salaire.
2. Une règle de report plutôt que « à prendre ou à perdre ».
3. Au moins 12 semaines de congé maternité à plein salaire en plus des congés annuels, plus deux semaines pour un accouchement difficile ou multiple.
4. Des pauses d’allaitement payées d’une heure par jour pendant la première année.
5. Une politique écrite sur le congé maladie, avec des règles claires sur les certificats.
6. Un registre des congés à jour pour chaque travailleur.

Comment Eban gère les congés

Dans Eban, vous créez chaque type de congé (annuel, maternité, maladie, formation, congé pour événement familial, etc.) avec ses propres droits et ses propres règles, et Eban tient le solde de chaque salarié à jour. Un type de congé peut reporter les jours non pris sur l’année suivante, avec un plafond et un mois limite pour les utiliser, ce qui répond mieux à l’article 31 que « à prendre ou à perdre ». Les jours fériés ne sont pas comptés quand Eban décompte les jours de congé.

Les salariés font leurs demandes depuis l’application mobile, les validations arrivent au bon responsable, et chacun voit qui est absent. Si vous devez rappeler quelqu’un plus tôt, le rappel met fin au congé à sa date de retour et lui rend les jours non utilisés. Et comme les congés validés font partie des données de présence, les salariés en congé ne sont jamais marqués absents, et les registres demandés par le Labour Act sont toujours disponibles.